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¿Mayores ingresos, ahorros u optimización de gastos en la empresa?


Introducción

La analítica de datos tiene una gran influencia en todos los temas de toma de decisiones en los diversos departamentos de las empresas independientemente de su giro. Su definición es el proceso de examinar conjuntos de datos para encontrar tendencias y sacar conclusiones sobre la información que contienen.

Ahora bien, ¿de qué forma afecta a mi empresa el uso de la analítica de datos? En general pueden ayudar a las empresas a aumentar sus ingresos, mejorar la eficiencia operativa, optimizar las campañas de marketing y los esfuerzos de servicio al cliente, así como tener una ventaja competitiva contra la competencia. En pocas palabras, mejora el desempeño en todas las áreas de la empresa, con todas las importantes consecuencias que esto trae.


Antecedentes

Si bien el auge de la analítica de datos es reciente, el concepto apareció por primera vez en 1865; en la enciclopedia comercial de Richard Millar Devens. En ella describía la ventaja competitiva que obtuvo un banquero llamado Henry Funese al recoger, estructurar y analizar datos de su actividad. A partir de este momento en la historia se han integrado muy diversas formas para captar información y analizarla, pero siempre teniendo en mente el facilitar a los empresarios la toma acertada de decisiones. Hasta la fecha lo estudios realizados indican que el usar la analítica de datos, incrementa en promedio el 100% de acierto en las decisiones.


La historia de la empresa

Desde la fundación de la empresa, a medida que pasa el tiempo, se van generando datos día a día. Son los datos correspondientes a cada transacción de entrada o salida, movimientos internos de todo tipo, cambios en las situaciones externas (tipo de cambio, cambios de impuestos, etc.), cambios organizaciones, etc. Analizando esta información es posible responder a preguntas que normalmente respondemos con suposiciones; ¿realmente estoy ahorrando al comprar lotes de ofertas? ¿cuántas piezas tengo rezagadas en el almacén y por cuánto tiempo? ¿cuánto tiempo tarda en promedio un vendedor en hacerse productivo? ¿qué efecto han tenido en las ventas las campañas de marketing que he realizado? ¿estoy usando el precio adecuado en la venta? ¿es posible optimizar los gastos de la empresa?


En el momento en que los datos se convierten en información, el director, gerente o dueño puede tomar decisiones acertadas y predecir el resultado que se tendrá con un nivel de incertidumbre bajo. Finalmente, se aprende de aciertos y errores realizados en un momento dado que ayudan a entender el origen de los resultados obtenidos en el entorno en el que se tomaron. Esto es importante de tomar en cuenta porque una misma decisión tomada en el momento equivocado puede tener resultados totalmente diferentes.

Por ejemplo; el dueño de una empresa dedicada a la importación de diversos enseres tuvo una propuesta de 10 tráileres a buen precio. La idea era poder ampliar los servicios de la empresa para no solo realizar la importación, sino que transportarlo hasta las instalaciones del cliente. Tomó la decisión de comprarlos por intuición. Desafortunadamente le tomó seis meses tener que devolver los tráileres al no poder pagar el crédito. Analizando lo ocurrido, se llega a la conclusión de que el diversificar los servicios de la empresa no es una mala idea; sin embargo, el momento y los recursos con los que se cuentan deben ser claves para determinar si el proyecto es o no factible. Haciendo una proyección de los gastos que implicaban la posesión de los tráileres y la disponibilidad de flujo basado en los ingresos de ese momento hubieran podido a determinar que, a pesar del buen precio de los tráileres, a incrementar los servicios y tener más soluciones para los clientes, etc., no era el momento apropiado para realizar ese proyecto, por la poca certeza de tener el flujo suficiente para sostenerlo.


La digitalización y la inteligencia de negocios como solución para la empresa

Digitalizar los datos de la empresa es un proceso en el que se recopilan los datos de todos los departamentos de la empresa para poder posteriormente realizar el minado de los datos, que consiste en identificar los más relevantes para posteriormente procesarlos y ordenarlos. Esto también nos lleva a un término muy importante que es KPI (indicador de desempeño clave por sus siglas en inglés). Los KPI son indicadores que se caracterizan por ser información clave para cada organización. De acuerdo con el ADN de cada empresa, se seleccionan los KPI más importantes. Aún en el caso de tener una empresa con el mismo giro que otra, los KPI pueden ser diferentes, ya que dependen del mercado meta, de la filosofía de la empresa, la problemática de la empresa y muchos factores más.

De esta forma para una agencia de autos económicos tal vez los KPI más importantes serían los relacionados con el volumen de autos vendidos en un periodo de tiempo, mientras que para una de autos lujosos los de calidad de servicio al cliente.


Conclusión

La analítica de datos debe implementarse en todas las empresas independiente de su tamaño, debido a las mejoras que generan en las organizaciones en todos los aspectos. Adicionalmente impulsa mucho la estandarización de los procesos y permite despersonalizar las decisiones. La mejor forma de no cometer los mismos errores y de repetir los aciertos, es comprendiendo los eventos y las condiciones que nos llevaron a esos resultados. Y cabe mencionar, genera al corto, mediano y largo plazo mayores ingresos o ahorros a la empresa en muy diversas áreas.



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